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Web会議 複数人でのzoomの使い方 ブレークアウトルーム編

 前回は1対1のミーティングを想定してzoomの使い方をご紹介しました。
 今回は複数人(3人以上)でのミーティング・会議・セミナーを想定して、ブレークアウトルームの活用法と使うときに気を付けたいポイントをご紹介します。
 ホストと参加者の違いや、招待・参加の仕方などは前回の記事「大和八木 1対1のweb会議でのzoomの使い方」を参考にしてください。

ブレークアウトルームとは

 会議中に、数人ずつのグループをつくり、議題に対する意見をグループごとにまとめる手法があります。
 また、ミーティングの途中で、作業グループごとに話し合いたい場面もあるでしょう。
 このように、ミーティングの途中でグループに分かれて話したい場合は、ブレークアウトルーム機能が便利です。

 ブレークアウトルームとは、1つのミーティングを別々のセッションに分割する機能です。同じブレークアウトルーム(セッション)に参加している人同士でのみやりとりできます。ブレークアウトルームは最大50コまで作れます。
 例えると、ミーティングが1つの会議室、ブレークアウトルームが付属の部屋といったところです。各部屋でのやりとりは会議室には聞こえませんし、逆に部屋の中にいるメンバーには会議室や他の部屋のやりとりは聞こえません。
 大人数のミーティングで、同時に複数の人が話して聞き取りにくいということを避けられます。

  会議だけでなく、セミナーなどでも活用できます。zoomミーティングの進行で困った際の選択肢としてください。

ブレークアウトルームを開始する方法

 では、ブレークアウトルームを実際につかうにはどのような手順か、解説します。

 ブレークアウトルーム機能を使う前には、あらかじめアカウント設定で機能を有効か確認しておきましょう。
 Zoomウェブポータルにログインして、「Meeting」>「Breakout Room」と移動し、設定が無効なら「Status」スイッチをクリックして有効にします。

 ミーティング中にブレークアウトルームを作成する方法を説明します。作成できるのはホストのみですので、ご注意ください。
 画面下のバーから、ブレークアウトルームのアイコン(四角が4つ並んだアイコン)をクリックします。ポップアップウィンドウが出るので、ブレークアウトルームを作成する数と、参加者の割り振りを自動で行うか手動で行うかを設定し、「ブレークアウトルームを作成する」ボタンをおします。
 参加者の割り振りを手動に設定した場合は、ルーム名の横の「割り当てる」の文字をクリックします。参加者の名前とチェックボックスが表示されるので、そのルームに割り当てたい参加者をクリックしてチェックをオンにします。

 ホストのブレークアウトルームのオプション設定で、「全参加者を自動的にブレークアウトルームに移動する」にチェックがオンにされている場合は、ルームを割り当てられた参加者は自動的にブレークアウトルームに移動します。
 そうでない場合は、ルームを割り当てられた参加者の画面に、ブレークアウトルームに参加するかどうか質問するウィンドウが表示されます。「参加する」を選択すると、その参加者はブレークアウトルームに移動します。参加しない場合はメインミーティングに残ります。
 ホストは手動で参加したいルームを選んで参加することができます。
 また、ブレークアウトルーム内の参加者が「ヘルプを求める」(?マークのアイコン)をクリックすると、ホストの画面にそのルームへの参加をうながすメッセージが表示されます。

 ブレークアウトルームを終了したいときは、ホストが終了したいルームを選んで「ルームを削除」を選択します。また、オプションで「ブレークアウトルームはX分後に自動的に終了」をオンにしている場合は、設定した時間がたつと自動的にブレークアウトルームが終了します。

チャットメッセージを送るときの注意点

 ミーティング内チャットは、ほかの参加者に文字でメッセージを送る機能です。

 自分がメインミーティングにいる場合、チャット機能で送ったメッセージは個々のブレークアウトルームの参加者には届きません。
 全員にメッセージを送るときは、ブレークアウトルームのアイコンをクリックし、「全員にメッセージを配信する」を選択してください。メッセージを入力して、「配信する」をクリックするとメッセージが送信されます。
 全員に共有したい連絡事項があるときや、ブレークアウトルームの終了を知らせるときなどに活用してください。

 ちなみに、ホストはミーティング全体のチャットの使用を無効化することができます。また、チャットできる参加者を選ぶこともできます。
 チャットが送れないときは、ホストが設定を確認しましょう。

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