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大和八木 1対1のweb会議でのzoomの使い方

 この記事では、zoomを初めて使う、または使い慣れていない方を対象に、パソコンでの1対1のミーティングを想定してzoomの使い方を紹介します。
 zoomで通信する際、あなたは2つの役割のどちらかになります。ミーティングを始めるホストと、そのミーティングに参加する参加者です。

ミーティングの制限時間

 zoomには1回のミーティングに時間の上限があります。この上限は人数やホスト(主催者)が加入しているプランによって変わります。会議室を何分借りられるか、とイメージするとわかりやすいでしょうか。
 制限時間を超えるとミーティングは自動で終了します。例えると、会議室の電源が落ちて追い出されるイメージです。
 ホストが無料プラン(基本プラン)の場合、1対1のミーティングは最大24時間まで可能です。3人以上でのミーティングは、最大40分です。
 ホストが有料プラン(プロプランなど)に加入している場合、人数にかかわらず最大24時間連続でミーティング可能です。実際にミーティングを行う際に制限時間を超えることはほぼないでしょう。
 この記事ではホストと参加者が各1名の、無料プランでのミーティングを想定しています。

ホスト側の準備

 ホスト、すなわち会議を開く側は、ミーティングを開始してゲスト(参加者)を招待します。
 まずはzoomのアカウントを取得して、zoomアプリをインストールしておきましょう。zoomの公式サイトで行えます。
 アプリケーションを起動したら、さっそくミーティングを始めたいところですが、その前にウィンドウ右上の歯車マークをクリックして設定を確認しておきましょう。「ビデオ」の項目でカメラの様子をチェック、「オーディオ」の項目でスピーカー(またはイヤホンやヘッドホン)とマイクのテストができます。
 設定の確認が済んだら設定画面を閉じて、「新規ミーティング」をクリックしましょう。ミーティングが開始します。この時点ではあなた1人のみが会議室にいる状態ですので、ゲストを招待して入ってきてもらいましょう。
 画面下部に並んでいるアイコンから「参加者の管理」をクリックしてください。右側に参加者を表示するエリアが出てきて、右下に「招待」というボタンがあります。クリックすると新しいウィンドウが出てきます。
 このウィンドウに表示されている方法(メールなど)で招待してもよいですが、普段やり取りしているチャットツールなどでも招待できる方法を今回はご紹介します。ウィンドウの下部の「招待のコピー」の文字をクリックすると、クリップボードに招待用のリンク・ミーティング情報がコピーされます。チャットツールなどの入力欄にペーストして、挨拶の文言などを付け足して送りましょう。後はゲストがミーティングに参加するのを待ちましょう。

参加者の入り方

 参加者側も、あらかじめzoomアプリをダウンロードしておくとスムーズに参加できます。
 ホストから招待が送られてきたら、まずはリンクを探してクリックしましょう。ブラウザのウィンドウからzoomを開くか質問されるので、「開く」をクリックしてください。zoomが起動したら、名前欄に相手にわかるように名前を入力し、「参加」をクリックして参加しましょう。パスワードを尋ねられた場合はホストから送られてきたパスワードを入力しましょう。
 あらかじめアプリをダウンロードしていない場合、リンクをクリックした先でzoomのダウンロードを選択できます。また、ダウンロードできない場合はwebブラウザで参加することもできます。
 送られてきたのがリンクではなく、ミーティングIDだった場合も解説します。zoomを起動して「ミーティングに参加」をクリックします。ミーティングIDと名前を入力して参加ボタンを押しましょう。

よくあるトラブルの解決方法

参加できない

 参加者が参加できないとき、まずは参加者側でどのような画面が表示されているか確認しましょう。
 「ミーティングのホストは間もなくミーティングへの参加を許可します、もうしばらくお待ちください。」と表示されている場合、参加者が「待機室」(待合室のようなイメージです)で待たされている状態です。ホスト側が許可を出すことで参加できるので、ホストに連絡しましょう。
 ホストは「参加者の管理」で参加者一覧を表示させましょう。「〇人待機中です」と表示されているはずなので、参加者の名前ににカーソルを合わせて「許可する」をクリックしましょう。
 参加者の画面が別の表示の場合は、一度zoomを閉じて再度リンク(またはID)から参加できるか試してみましょう。繰り返してもうまくいかない場合、送られてきたURLやIDが間違っている可能性があります。ホストに連絡して、再度送ってもらいましょう。

音声が聞こえない

 相手の音声がミュートになっている可能性があります。画面下部のマイクアイコンをチェックしてみましょう。斜めに線が入っていたらミュートされています。クリックしてミュートを解除しましょう。
 ミュートでなかった場合、マイクやスピーカーのトラブルが疑われます。マイクアイコンの右にある小さな「^」マークをクリックして、「マイクとスピーカーのテスト」を選択しましょう。マイクとスピーカー(またはイヤホン、ヘッドホン)の確認ができます。
 なお、パソコン本体がミュートに設定されていたというケースもあるので、そちらもチェックしてみましょう。

画面共有ができない

 ホスト側で、画面下部の画面共有アイコンの右にある小さな「^」マークをクリックして、「高度な共有オプション」を選択してみてください。画面共有の許可が「ホストのみ」になっているかもしれません。全参加者が共有できるように設定を変更しましょう。

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